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Individuelle Softwareentwicklung · Apps & Software

Planung ohne Tabellenchaos.

Wer arbeitet wann an welchem Standort? Diese Frage beantwortete bisher eine Excel-Datei. Der Einsatzplaner ersetzt sie durch eine Web-App, die auch als App auf dem Smartphone läuft, Vertretungen digital organisiert und die Planung fairer macht.

Einsatzplaner
Einsatzplaner mit Beispieldaten – Wochenplan für zwei Standorte mit Pflichtplätzen und offenen Zeiten
Einsatzplaner als App auf dem Smartphone – Meine Woche mit Vertretungsanfragen
Projekt
Einsatzplaner
Einsatz
Unternehmen mit standortübergreifender Personalplanung
Projekttyp
Individuelle Softwareentwicklung
Leistungen
Apps & Software · Prozessautomatisierung
Technik
React · TypeScript · Fastify · PostgreSQL · PWA

Die Ausgangslage

Eine Tabelle für alles.

Die Einsatzplanung des Teams lief in einer Excel-Datei, halbstundengenau und über mehrere Standorte. Jede Änderung musste dort von Hand nachgezogen werden. Fiel jemand aus, begann die Suche nach einer Vertretung per Telefon und Nachricht.

  • Handarbeit bei Änderungen

    Ausfälle und Tauschwünsche wurden manuell in die Tabelle übertragen.

  • Vertretung per Zuruf

    Wer einspringen kann

  • Fairness nach Gefühl

    Ob Standorte, HomeOffice und Belastung gleichmäßig verteilt waren, war in der Tabelle kaum zu erkennen.

Die Aufgabe

Planen, abstimmen, ausgleichen.

Gesucht war eine zentrale Anwendung, die die Tabelle ablöst, unterwegs auf dem Smartphone funktioniert und die Teamleitung beim Planen entlastet. Die bestehenden Planungsregeln des Teams sollten dabei abgebildet werden.

  • Wochen- und Monatsplanung für mehrere Standorte
  • Mobile Nutzung als installierbare App (PWA)
  • Vertretungen digital anfragen und vergeben
  • Benachrichtigungen bei Ausfällen und Vertretungsbedarf
  • Fairness der Verteilung sichtbar machen und in Vorschläge einfließen lassen
  • Verfügbarkeiten und Besetzungsregeln berücksichtigen

Von der Idee zur Umsetzung

So plant das Team heute.

Alle Ansichten zeigen die echte Anwendung mit anonymisierten Beispieldaten. Namen, Standorte und Farben des Auftraggebers sind ersetzt.

Die Woche im Blick.

Der Wochenplan zeigt alle Plätze je Standort und Tag. Pflichtplätze sind markiert, Lücken in der Kernzeit und Abwesenheiten fallen sofort auf. Die Teamleitung besetzt Plätze direkt im Raster, Mitarbeitende tragen sich selbst ein.

Einsatzplaner
Wochenplan mit Pflichtplätzen, offenen Zeiten und Abwesenheiten
Wochenplan mit Pflichtplätzen, offenen Zeiten und Abwesenheiten

Vertretungen digital.

Fällt jemand aus, entsteht eine Vertretungsanfrage. Die App ermittelt, wer fachlich und zeitlich einspringen kann. Diese Kolleginnen und Kollegen sehen die Anfrage und antworten mit einem Tipp: „Ich übernehme“ oder „Kann ich nicht“.

Einsatzplaner
Offene Vertretungsanfragen mit Rangfolge der passenden Kandidaten
Offene Vertretungsanfragen mit Rangfolge der passenden Kandidaten
Dieselbe Anfrage auf dem Smartphone
Dieselbe Anfrage auf dem Smartphone

Vorschläge mit Begründung.

Auf Wunsch schlägt der Einsatzplaner Besetzungen für offene Plätze vor. Jeder Vorschlag ist begründet, etwa durch Standort- oder HomeOffice-Ausgleich. Übernommen wird nur, was die Teamleitung auswählt.

Einsatzplaner
Planungsvorschlag mit aufgeschlüsselter Bewertung je Zuweisung
Planungsvorschlag mit aufgeschlüsselter Bewertung je Zuweisung

Fairness im Blick.

Die Auswertung zeigt für jede Person, wie weit sie bei Standorten und HomeOffice vom Teamdurchschnitt und von der Zielquote abweicht. Diese Werte fließen in die Vorschläge und in die Rangfolge bei Vertretungen ein.

Einsatzplaner
Fairness-Auswertung mit Abweichungen je Person und Standort
Fairness-Auswertung mit Abweichungen je Person und Standort

Monat und eigener Plan.

Die Monatsansicht zeigt Besetzungsquote und Tage mit Handlungsbedarf. Mitarbeitende sehen auf dem Smartphone ihren eigenen Plan, auch ohne Verbindung.

Einsatzplaner
Monatsübersicht mit Kennzahlen und Status je Tag
Monatsübersicht mit Kennzahlen und Status je Tag
Mein Plan in der App
Mein Plan in der App

Regeln statt Absprachen.

Für jeden Platz ist festgelegt, wann er besetzt sein muss und wer ihn übernehmen darf. Dazu kommen Arbeitstage, Stunden und erlaubte Standorte je Person. Der Einsatzplaner prüft diese Regeln bei jeder Planung.

Einsatzplaner
Besetzungsregeln je Standort und Platz
Besetzungsregeln je Standort und Platz

Automatisierung & KI

Vom Ausfall zur Vertretung.

Meldet jemand eine Abwesenheit, läuft der Rest von selbst an: Betroffene Pflichtplätze werden erkannt, passende Kolleginnen und Kollegen benachrichtigt. Wer zusagt, ist eingeplant.

  1. 01

    Ausfall erkennen

    Eine gemeldete Abwesenheit öffnet automatisch Anfragen für betroffene Pflichtplätze.

  2. 02

    Passend benachrichtigen

    Push-Hinweise gehen nur an Personen, die einspringen dürfen und Zeit haben, ohne Namen oder Grund.

  3. 03

    Rechtzeitig erinnern

    Wird ein Pflichtplatz knapp

Ablauf einer Anfrage

Schematische Darstellung. Push-Benachrichtigungen setzen eine HTTPS-Verbindung und die Freigabe im Browser oder auf dem Smartphone voraus.

Ergebnis

Weniger abstimmen, mehr planen.

Der Einsatzplaner ersetzt die Tabelle durch eine Anwendung, die Planung, Vertretungen und Benachrichtigungen verbindet. Die Teamleitung sieht Lücken sofort, Mitarbeitende haben ihren Plan auf dem Smartphone, und Vertretungen laufen ohne Telefonkette.

  • Wochen- & Monatsplan

    Alle Standorte und Plätze mit Status je Tag und Lücken in der Kernzeit.

  • App fürs Smartphone

    Als PWA installierbar, mit eigener mobiler Oberfläche. Der eigene Plan ist auch offline verfügbar.

  • Vertretungen

    Anfragen digital stellen und mit einem Tipp zusagen oder ablehnen.

  • Push-Hinweise

    Benachrichtigungen bei Ausfällen, Vertretungsbedarf und knappen Pflichtplätzen.

  • Fairness-Auswertung

    Abweichungen bei Standorten und HomeOffice für jede Person sichtbar.

  • Planungsvorschlag

    Begründete Vorschläge für offene Plätze. Übernommen wird nur nach Auswahl.

  • Regeln & Verfügbarkeit

    Arbeitstage, Stunden, Standorte, Rollen und Pflichtplätze werden bei jeder Planung geprüft.

  • Geplant

    Excel-Import

    Bestehende Pläne aus der bisherigen Tabelle übernehmen.

  • Geplant

    Export

    Pläne als CSV oder Excel ausgeben.

Leistungen

Leistungen in diesem Projekt.

Deine Planung kann mehr.

Du planst dein Team noch in Tabellen? Wir schauen uns deine Abläufe an und entwickeln eine Lösung, die zu euren Regeln passt.

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