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Prozessautomatisierung & KI

Wiederkehrende Aufgaben? Lass sie automatisieren.

Wir automatisieren Geschäftsprozesse, verbinden bestehende Systeme und setzen KI dort ein, wo sie einen konkreten Nutzen bringt. Damit Informationen schneller verarbeitet werden und weniger Handarbeit nötig ist.

Automatisierung anfragenMöglichkeiten entdecken

Illustration mit Beispieldaten – keine echte Verarbeitung.

Ausgangslage

Wo im Alltag Zeit verloren geht.

Viele Arbeitsschritte funktionieren nur, weil sich jemand regelmäßig darum kümmert. Daten übertragen, Informationen prüfen, Dokumente zuordnen oder Rückmeldungen verschicken. Gerade diese Aufgaben bieten häufig Potenzial für Automatisierung.

  1. 01Kundenanfragen werden jeden Tag von Hand sortiert.Eingehende Anfragen werden nach ihrem Inhalt eingeordnet und an die zuständige Stelle weitergeleitet.manuellautomatisch
  2. 02Informationen werden zwischen Programmen kopiert.Informationen werden zwischen angebundenen Systemen übertragen, ohne sie erneut einzugeben.manuellautomatisch
  3. 03Rechnungen und Dokumente werden händisch erfasst.Relevante Angaben werden aus Dokumenten ausgelesen und zur Kontrolle bereitgestellt.manuellmit Freigabe
  4. 04Wiederkehrende E-Mails kosten unnötig Zeit.Passende Antwortentwürfe werden vorbereitet. Vor dem Versand entscheidet ein Mitarbeiter.manuellmit Freigabe
  5. 05Termine und Aufgaben werden mehrfach gepflegt.Termine und Aufgaben werden zwischen verbundenen Anwendungen synchronisiert.manuellautomatisch
  6. 06Excel-Listen werden ständig manuell aktualisiert.Auswertungen werden anhand festgelegter Regeln aktualisiert.manuellautomatisch
  7. 07Wichtige Informationen liegen verteilt in vielen Systemen.Informationen aus verschiedenen Quellen werden in einer gemeinsamen Übersicht dargestellt.manuellautomatisch

Leistungen

Diese Aufgaben können automatisch laufen.

Ob einzelne Arbeitsschritte oder ganze Prozessketten: Wir prüfen, welche Tätigkeiten sich automatisieren lassen und wie sich die Lösung in deine bestehenden Abläufe integrieren lässt.

Alle Grafiken sind Illustrationen mit Beispieldaten.

Anwendungsfälle

So könnte Automatisierung bei dir aussehen.

Sechs Beispiele aus dem Unternehmensalltag. Wähle eine Branche und sieh, wie ein typischer Ablauf vorbereitet werden kann.

Beispielszenario

Handwerksbetrieb

Eine Anfrage über die Website wird automatisch erfasst, nach Gewerk und Dringlichkeit eingeordnet und mit allen Angaben für die Angebotserstellung vorbereitet.

Beispielszenario

Dienstleistungsunternehmen

Eine Terminanfrage geht ein. Das System erfasst die gewünschten Angaben, prüft verfügbare Zeiten und bereitet einen passenden Terminvorschlag vor.

Beispielszenario

Immobilienverwaltung

Ob Schadensmeldung, Abrechnungsfrage oder Vertragsangelegenheit: Eingehende Mieteranliegen werden thematisch eingeordnet und an den zuständigen Bereich weitergeleitet.

Beispielszenario

Onlinehandel

Bei einer Kundenanfrage werden die Bestelldaten abgerufen und mit dem Anliegen abgeglichen. Daraus entsteht ein Antwortentwurf, den der Kundenservice prüfen und versenden kann.

Beispielszenario

Büro & Verwaltung

Rechnungen und PDF-Dokumente werden ausgelesen und auf erforderliche Angaben geprüft. Anschließend stehen die erfassten Daten für die weitere Bearbeitung und Freigabe bereit.

Beispielszenario

Vertrieb

Neue Kontaktanfragen werden erfasst, mit verfügbaren Informationen ergänzt und nach festgelegten Kriterien eingeordnet. Die Daten können anschließend im CRM für die weitere Bearbeitung bereitgestellt werden.

Beispielszenarien zur Veranschaulichung, keine Kundenreferenzen.

Regeln oder KI?

Nicht jeder Prozess braucht künstliche Intelligenz.

Wenn Abläufe klaren Regeln folgen, reicht häufig eine klassische Automatisierung. KI kommt infrage, wenn Inhalte verstanden, unterschiedliche Formate verarbeitet oder Informationen eingeordnet werden müssen. Wir wählen den Ansatz passend zur Aufgabe.

  1. 01

    Klassische Automatisierung

    Für klar definierte Regeln, feste Datenstrukturen und wiederkehrende Abläufe. Schnell, günstig im Betrieb und vollständig vorhersehbar.

  2. 02

    KI-Schritt

    Wenn unstrukturierte Texte, E-Mails oder Dokumente verstanden, kategorisiert oder zusammengefasst werden müssen. Das Ergebnis geht danach in feste Regeln über.

  3. 03

    Prüfung durch einen Menschen

    Bei unklaren, unvollständigen oder folgenreichen Fällen. Die Automatisierung bereitet vor, ein Mensch entscheidet.

Oft ist die Kombination die beste Lösung: KI versteht und ordnet ein, feste Regeln erledigen den Rest.

  • Formular mit festen Feldern: Feste Regeln reichen: Daten werden direkt übertragen.
  • Freitext-E-Mail: Ein KI-Schritt erkennt das Anliegen, danach greifen feste Regeln.
  • Unvollständige Angabe: Der Fall wird markiert und zur Prüfung vorgelegt.

Technik

Wie wir Systeme zusammenbringen.

Je nach technischer Umgebung nutzen wir Schnittstellen, automatisierte Workflows oder browserbasierte Abläufe. Entscheidend ist, welche Möglichkeiten deine vorhandenen Systeme bieten.

Workflow & Integration

  • n8nWorkflows mit vielen fertigen Anbindungen – auch selbst gehostet, wenn Daten im eigenen Haus bleiben sollen.
  • MakeSchnell aufgebaute Abläufe zwischen Cloud-Diensten, gut nachvollziehbar dargestellt.
  • WebhooksEreignisse lösen sofort Aktionen aus – ohne ständiges Abfragen.
  • REST APIsDer Standardweg, um Programme sicher miteinander sprechen zu lassen.

KI & Sprachmodelle

  • Anthropic Claude APISprachmodell-Integration für Texte, E-Mails und Dokumente in deinen Abläufen.
  • OpenAI APIAlternative Modelle, je nach Aufgabe, Kosten und Datenschutzanforderung.
  • Strukturierte AusgabenKI-Ergebnisse in festen Formaten, die sich prüfen und weiterverarbeiten lassen.
  • RAG & WissensdatenbankenAntworten auf Basis deiner freigegebenen Unterlagen statt allgemeinen Wissens.

Individuelle Entwicklung

  • JavaScriptFür Oberflächen und Logik im Browser und auf dem Server.
  • TypeScriptTypsicherer Code, der auch später gut wartbar bleibt.
  • Node.jsServerseitige Funktionen, Schnittstellen und Hintergrundjobs.
  • PythonStark bei Datenverarbeitung, Dokumenten und KI-nahen Aufgaben.

Daten & Infrastruktur

  • PostgreSQLZuverlässige Datenbank für wachsende Datenmengen und Protokolle.
  • SQLiteSchlanke Datenbank für kleine Werkzeuge ohne eigenen Server.
  • DockerGleiche Umgebung von der Entwicklung bis zum Betrieb, einfach zu verlegen.
  • Cloud oder Self-HostedBetrieb dort, wo es zu deinen Anforderungen an Datenschutz und Kosten passt.

Sicherheit & Kontrolle

Automatisieren heißt nicht, Kontrolle abzugeben.

Nicht jeder Vorgang lässt sich eindeutig entscheiden. Deshalb können automatisierte Abläufe mit Prüfregeln, Fehlerbehandlung und manuellen Freigaben kombiniert werden. So bleibt nachvollziehbar, was verarbeitet wurde und wo ein Eingriff erforderlich ist.

Human in the Loop

Eine KI darf Ergebnisse vorbereiten, ohne jede Entscheidung selbst zu treffen. Unsichere oder folgenreiche Fälle landen bei einem Menschen – mit allen Informationen, die für eine schnelle Entscheidung nötig sind.

  • Datenminimierung
  • Zweckgebundene Verarbeitung
  • Passende Berechtigungskonzepte
  • Sichere API-Anbindungen
  • Nachvollziehbare Verarbeitung
  • Fehlerprotokollierung
  • Plausibilitätsprüfungen
  • Freigabeschritte
  • Manuelle Bearbeitung unklarer Fälle
  • Datenschutzbewusste Wahl von KI-Anbietern und Hosting

Automatisierung, die im Alltag funktioniert.

  1. 01ZugeschnittenAuf deine bestehenden Abläufe, nicht auf ein Standardschema.
  2. 02EingebundenVorhandene Anwendungen nutzen, soweit deren Schnittstellen und Zugriffsrechte es erlauben.
  3. 03EntlastendManuelle Routinearbeit wird spürbar reduziert.
  4. 04NachvollziehbarVerarbeitungsschritte und Ergebnisse dokumentieren.
  5. 05FehlerbewusstUnvollständige oder fehlerhafte Vorgänge gezielt kennzeichnen.
  6. 06ErweiterbarDie Architektur wächst mit neuen Aufgaben mit.
  7. 07KontrolliertKritische Entscheidungen weiterhin durch Mitarbeiter bestätigen lassen.
  8. 08VerständlichÜbergabe mit Dokumentation, die man auch ohne uns versteht.

Ablauf

Von der Routine zum intelligenten Workflow.

Sechs Schritte, eine feste Ansprechperson und Tests mit echten Fällen, bevor etwas produktiv läuft.

  1. Prozess verstehen

    Wir analysieren den bisherigen Ablauf und finden die manuellen Arbeitsschritte.

  2. Potenzial bewerten

    Wir prüfen, was sich technisch und wirtschaftlich sinnvoll automatisieren lässt.

  3. Lösung konzipieren

    Wir legen Datenquellen, Schnittstellen, Regeln, KI-Funktionen und Kontrollpunkte fest.

  4. Automatisierung entwickeln

    Wir setzen den Workflow um und verbinden die nötigen Systeme.

  5. Testen & einführen

    Wir prüfen typische Fälle, Fehlerzustände und Sonderfälle, bevor der Ablauf produktiv läuft.

  6. Betreuen & optimieren

    Auf Wunsch überwachen und verbessern wir die Lösung nach der Einführung.

Mehr zum Ablauf

Leistungsumfang

Was ein Projekt umfassen kann.

Typische Bausteine eines Automatisierungsprojekts – von der Analyse bis zum optionalen Betrieb.

Analyse & Konzeption

  • ProzessaufnahmeProjektbaustein
  • MachbarkeitsprüfungProjektbaustein
  • LösungsarchitekturProjektbaustein
  • Definition von Regeln und FreigabenProjektbaustein

Entwicklung

  • Workflow-ErstellungProjektbaustein
  • KI-Integrationbei Bedarf
  • Schnittstellenanbindungbei Bedarf
  • Datenverarbeitungbei Bedarf
  • Individuelle Funktionenbei Bedarf

Qualitätssicherung

  • FunktionstestsProjektbaustein
  • Prüfung typischer SonderfälleProjektbaustein
  • FehlerbehandlungProjektbaustein
  • Validierung von KI-Ergebnissenbei Bedarfbei KI-Schritten
  • DokumentationProjektbaustein

Optionaler Betrieb

  • Hostingoptional
  • Monitoringoptional
  • Fehlerbenachrichtigungenoptional
  • Wartungoptional
  • Anpassungen und Erweiterungenoptionalauf Anfrage

Der konkrete Umfang wird für jedes Projekt individuell vereinbart.

FAQ

Häufige Fragen zur Automatisierung

Welche Geschäftsprozesse lassen sich automatisieren?
Besonders geeignet sind wiederkehrende Aufgaben mit klaren Regeln, etwa die Übertragung von Daten, das Zuordnen von Dokumenten oder das Auslösen von Folgeaktionen. Bei komplexeren Vorgängen prüfen wir, welche Schritte automatisiert werden können und wo weiterhin Entscheidungen durch Mitarbeiter nötig sind.
Welche Aufgaben eignen sich für KI?
Aufgaben mit unstrukturierten Inhalten: E-Mails verstehen und einordnen, Dokumente auslesen, Texte zusammenfassen, Fragen auf Basis deiner Unterlagen beantworten. Für klar geregelte Abläufe reicht meist klassische Automatisierung.
Was ist der Unterschied zwischen RPA und KI-Automatisierung?
RPA führt festgelegte Aktionen in Programmen aus. KI kann zusätzlich helfen, Inhalte zu erkennen, zu analysieren oder einzuordnen. Beide Ansätze lassen sich kombinieren, wenn der jeweilige Prozess davon profitiert.
Können bestehende Programme automatisiert werden?
Häufig ja. Je nach Anwendung kommen Schnittstellen oder automatisierte Bedienabläufe infrage. Welche Möglichkeiten bestehen, hängt von den technischen Voraussetzungen und den verfügbaren Zugriffsrechten ab.
Kann KI eingehende E-Mails und Dokumente verarbeiten?
KI kann beispielsweise Inhalte erkennen, relevante Angaben extrahieren und Nachrichten bestimmten Kategorien zuordnen. Ob eine anschließende Verarbeitung automatisch erfolgen sollte, hängt von der Zuverlässigkeit und den Anforderungen des jeweiligen Vorgangs ab.
Können Chatbots auf meine Unternehmensinformationen zugreifen?
Ja, auf die Informationen, die du dafür freigibst – etwa Leistungsbeschreibungen, FAQ oder interne Handbücher. Der Chatbot stützt seine Antworten darauf und übergibt an Mitarbeitende, wenn er nicht weiterweiß.
Lohnt sich Prozessautomatisierung auch für kleine Unternehmen?
Das hängt weniger von der Unternehmensgröße als von der Häufigkeit und dem Aufwand einer Aufgabe ab. Wenn regelmäßig dieselben Arbeitsschritte anfallen, kann sich auch die Automatisierung eines einzelnen Vorgangs lohnen.
Wie sicher ist eine Automatisierung mit KI?
Das hängt von den verarbeiteten Daten, den eingesetzten Diensten und der technischen Umsetzung ab. Datenschutz, Zugriffsrechte und mögliche Fehlerquellen müssen deshalb bereits bei der Planung berücksichtigt werden.
Was passiert, wenn eine Automatisierung einen Fehler erkennt?
Für solche Fälle können Prüfregeln und definierte Ausnahmewege vorgesehen werden. Ein Vorgang kann beispielsweise zur manuellen Bearbeitung weitergeleitet werden, statt unkontrolliert fortgesetzt zu werden.
Muss ich neue Software kaufen?
In der Regel nicht. Wir binden die Programme ein, die du bereits nutzt. Wo zusätzlich ein Workflow-Werkzeug oder eine Datenbank sinnvoll ist, besprechen wir Kosten und Alternativen vorher.
Was kostet eine individuelle Prozessautomatisierung?
Die Kosten richten sich nach dem Umfang des Ablaufs, den beteiligten Systemen und den erforderlichen Funktionen. Nach einer ersten Prüfung der Anforderungen können wir den Aufwand einschätzen und ein Angebot erstellen.
Wie lange dauert die Entwicklung?
Ein einfacher Workflow ist deutlich schneller umgesetzt als ein KI-Assistent mit mehreren Anbindungen. Einen verbindlichen Zeitplan bekommst du zusammen mit dem Angebot.
Kann eine Automatisierung später erweitert werden?
Ja. Wir bauen Automatisierungen so, dass weitere Schritte, Systeme oder KI-Funktionen ergänzt werden können. Oft lohnt es sich, klein zu starten und dann auszubauen.
Übernehmt ihr auch Hosting und Betreuung?
Auf Wunsch ja: Hosting, Monitoring, Fehlerbenachrichtigungen, Wartung und Anpassungen. Den Umfang vereinbaren wir individuell. Mehr zu Hosting & Betreuung.

Welche Aufgabe würdest du gerne abgeben?

Erzähl uns, welcher Arbeitsschritt dich regelmäßig Zeit kostet. Wir schauen uns an, ob und wie sich dieser Ablauf automatisieren lässt.

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